全てのビジネス文書はアウトラインプロセッサで処理する
アウトラインプロセッサは究極の仕事ハックツールと言っていいかもしれません。
何か1つだけ仕事のツールを人に勧めるとしたら間違いなくアウトラインプロセッサを紹介します。 文章を使う仕事は全てアウトラインからはじめることで大幅に効率化をはかることができます。
ただ、使いこなすには多少の慣れが必要になります。 アウトラインの考え方や文章の階層構造を理解しておかないといけません。
なぜ小学校くらいでこれを教えないのか疑問です…。 読書感想文で原稿用紙2枚をただ書いてこいというよりアウトラインの考え方を教えたら一生ものなのに…。
それくらい威力のあるツールです。
アウトラインを使ってスピーディーに高品質なアウトプットを量産できるようになりましょう。 ちなみにこの記事もアウトラインプロセッサを使って書いています。
アウトラインとは
まずアウトラインとは何かということから説明します。
アウトラインという言葉はモノの輪郭やコトのあらましを意味します。 文章を中心とする情報においてはその内容を階層構造によって表したものをアウトラインと言います。
その階層構造を使って文章を構成していくことを「アウトライン文章術」と呼ぶことにします。
では文章の階層構造とはなんでしょうか
文章の階層構造とは
大きな文章のかたまりの中に中くらいの文章のかたまりがあり、中くらいの文書のかたまりが小さい文章のかたまりに別れてるという構造のことです。
正式には章、節、項と言ったりしますが、難しく考えず大項目、中項目、小項目と考えればいいと思います。
小説でもオフィス文書でもそのような構造になっているものがほとんどです。 例えば下記のような構造のことです。
https://images-fe.ssl-images-amazon.com/images/G/09/detail/review/steve5_h697.jpg
実例を見たほうがわかりやすいですね。 これは「スティーブ・ジョブズ」という本の目次ですが、内容の大きな区切りとして章があり、その中に小さな区切りとして見出しが複数入っているのがわかると思います。
この文章構造を意識しながら文章を作っていくのが「アウトライン文章術」です。
アウトライン文章術はどんなものに応用できるか
文章を使用するものであればほぼ全てに応用できます。
例えば下記のようなものです。
- PowerPointを使ったプレゼン資料
- クライアント向けの企画書、提案書
- 社内用の起案書
- プロジェクトの構想
- 打ち合わせ時のメモ
- 会議の議事録
- ブログ記事の下書き
- TODOの管理
- 要件定義書
- 仕様書
- 説明書・マニュアル
かなり利用範囲が広いことがわかっていただけるかと思います。
アウトライン文章術のメリット
文章のストーリーや論理の流れが確認しやすい
階層構造のトップレベルである全体の大きな流れを見ると、現在書いているもののストーリー展開や構成が掴みやすくなります。
現在の状態が把握できると、文章の流れやストーリーの違和感に気づきやすくなります。
大きなところでストーリーがおかしいと、その後の細部を作っていってもうまくいきません。最初の段階で全体の流れを修正できるというのも大きなメリットです。
また、自分にとってストーリが理解しやすいということは、その文章を読む他人にとっても理解しやすい可能性が高いということになります。
文章をブロック（かたまり）単位で考えることができる
大項目、中項目などのブロックの中は1つの閉じた世界になっています。
そのブロックが集まって全体を構成しています。
アウトラインを使っていればそのブロックを入れ替えたり、並び替えることでストーリーを調整し、わかりやすいものにすることができます。
また各ブロックの中だけを見て内容を推敲することができます。
読み手の利便性
アウトラインが整備されていると、どこに何が書いてあるかがはっきりしますので、文章の読み手は必要な箇所だけ読むということができます。
既に知っている情報や自分に関係の無いところなどは読み飛ばせるので短時間で文章を読むことができます。
アウトライン文章術の実践方法
アウトラインを使った文章を作るには下記の2つのアプローチがあります。
- 大項目から作っていく方法
- まず書きたい内容を書き出す方法
それぞれ説明していきます。
大項目から作っていく方法
例えば、何かの問題を解決するための施策の提案書であれば下記のような大項目を設定します。
- 現状の問題
- 現状のまとめ
- 解決ために必要な施策
- 具体的な施策内容
- スケジュール
- 御見積
各大項目にかかれている情報は必ず1つにします。 情報が2つになった場合には2つの大項目に分割しましょう。
最上位の構成であれば長大な論文でもない限りは10個くらいの項目で収まるはずです。 この時点でストーリーとして順番がおかしくないか検討します。
上の例であれば「現状の問題」と「現状のまとめ」は逆にしたほうがいいです。 実際に文章を書いて、細かいところまで作り込んでしまって、あとから大きな流れを修正するのは大変なので。
逆に大項目の並びがわかりやすいものになっていれば、その後の作業で文章全体の論理やストーリー、分かりやすさが大きく崩れることはありません。
大項目が固まったらそれぞれの項目の中に中項目のリストを作っていきます。 大項目の数だけ中項目のリストができます。
大項目のリストをチェックした時と同じように各中項目のリストの流れにおかしいところがないかチェックします。
まず書きたい内容を書き出す方法
1人でブレストをするようなイメージでその文章の中で書くべき内容、書きたい内容を書き出していきます。
とにかく羅列するだけでOKです。
優先度が高い内容、重要な情報からどんどん列記していきます。
表現が違って内容が重複しているような場合も気にしなくても大丈夫です。
大項目から作っていく方法が正攻法ですが、こちらのほうがスピーディーですし、どちらかというと初心者向けです。
だいたい書き出し終わったらそれらをグループ分けしていきます。
まず、書き出した内容が似ているものをとりあえず固まりにしていきます。
どれにも当てはまらないというものが出てきますが、それはとりあえず「その他」枠にいれておきます。
グループ分けが終わったらそれぞれのグループの内容が何なのかを検討し、ラベルをつけていきます。問題の背景にあたるのか、現状にあたるのか、対策にあたるのかを考えて分類していくようなイメージです。
ラベルをつけ終わったら、分かりやすいストーリー展開になるようにグループを並び替えていきます。
そのグループが大項目になるので、あとは正攻法とおなじように各大項目の中を精査していきます。ある程度、中身ができているので正攻法よりも早く作業が進められるはずです。
2つの方法に共通すること
最終的な文章がですます調だったとしても項目を書き出すときはである調にします。
そのほうが時間の短縮になるからです。
書き出す項目は文章になってなくても問題ありません。 自分がわかればいいのでキーワードを並べるだけでも大丈夫です。
上でも説明しましたが、各項目に含まれる情報はできる限り少なくします。 1つの項目に複数の情報が入っている場合は項目を分割することを考えましょう。
アウトライン文章術をサポートするツール
頭から文章を書いていく方法と違い、アウトライン文章術では文章を並べ替えたり、文章の固まりを移動したりする作業が多くなります。
また、その作業を効率よく進めるために大項目、中項目、小項目の階層構造全体を常に把握しておく必要があります。
そういった作業をサポートしてくれるのがアウトラインプロセッサです。 アウトラインプロセッサ使うと下記のようなメリットを得られます。
動作が早い
オフィスソフトなどは動作が重いので、処理の待ち時間などで時間をとられますが、アウトラインプロセッサはエディタを拡張したようなアプリケションなので動作が高速です。
動作が早いのでは考えていることをすばやくアウトプットできます。
箇条書き形式で文章をすばやく羅列できる
デフォルトが箇条書き形式になってるので項目単位で文章を書き出すのが楽です。
文章のブロック単位で順番の入れ替えができる
項目単位で文章を入れ替える機能があるので、項目の並びを簡単に編集できます。 最小単位だけではなく移動することも大項目単位や中項目単位で移動することも可能です。
文章の階層を簡単に変えられる
小項目を中項目に格上げしたり、逆に大項目を別の大項目に下に入れ込むといった階層の上げ下げが簡単にできます。
一応Word、PowerPointにもアウトライン機能はあるのでそれを使ってもいいですし、アウトライン編集に特化したエディタを使ってもいいです。
オフィス系のアプリケーションは動作がアウトラインに特化したエディタと比べると重いので、個人的には後者のほうがおすすめです。
次項でおすすめのアウトラインプロセッサを紹介します。
アウトラインプロセッサの紹介
これまで使ったアプリの中では下記のものがおすすめです
workflowy
- 一部無料
- 基本はWebアプリ、Androidアプリ、iOSアプリ有り
- 唯一のアウトラインで全ての情報を管理する形式になっている
dynalist
- 一部無料
- 基本はWebアプリ、Androidアプリ、iOSアプリ有り
- 複数のアウトラインを保存可能
- 基本機能以外にアウトライン間で項目を移動するショートカットがあり便利
- コードや数式の記述、画像の貼り付けにも対応
- 文字や背景に色がつけられる
omnioutliner
- 有料
- MacOSアプリ
- アウトラインにテーマが適用できる
- 行間の高さやインデント幅などの指定が可能
- Microsoft Word形式でエクスポートできる
- タイプライター・モード（ユーザーがタイプしている行が常に画面の中央に来るように画面が自動的にスクロールするモード）がある
- 文字数、単語数の表示機能有り
- 全ての端末で使えて、かつ複数のアウトラインを保持できるので現在はDynalistをメインに使っています。
- いずれのアプリも無料でおためしできますので自分に合うものを探してみてください
まとめ
文章を使う仕事というのは非常に多岐に渡ります。
アウトラインを使いこなすことでその全てを効率化することができます。
ぜひ一度取り入れてみてください。
一般のビジネスマンがキーボードにお金をかける理由
1日で最も長く使うものは？
身につけるものを除いて、ビジネスマンが一日で最も長い時間使うものはなんでしょうか？
かばん？ペン？ノート？PC？スマホ？
私は営業職なので外回りをしている時はかばんに触れている時間が長いのですが、持っているだけで使っているという感覚はあまりありません。
ものを出し入れする時だけ「使っている」という感じなので、実際に使っている時間は短いという印象です。
客先での打ち合わせでもPCでメモを取るのでノート、ペンもほとんど使用しません。
PCのバッテリーが切れたり、万一故障した場合のバックアップのために一応持っているという感じです。
営業マンならスマホはかなり使うだろと思われるかもしれませんが、クライアントとのコミュニケーションはメール、チャットにシフトしていますし、社内で見積もりや提案書を作っている時はほとんど触りません。
携帯がなりっぱなしの営業マンであれば、携帯が最もよく使うツールになるかもしれませんが…。
結論としては、PCとキーボードが1日のうちで最も長く使う道具ということになります。
エンジニアではありませんが、現代の営業マンはPCと向き合っている時間が意外に長いです。
電話ではなくPCを使って社内外の人とコミュニケーションを取ることが多くなっていますし、企画書やプレゼン資料はPC上のアプリケーションで作成するからです。
ぜひ、一度自分が本当に長く使っているものは何かを考えてみてください。
長い時間使うものにお金をかける
前置きが長くなりましたが、長い時間使っているものにお金をかけるということを心がけています。
私の場合はPCとキーボードということになりますが、実際にお金をかけているのはキーボードです。
コーディングを業務とするエンジニアとは違い、一般のビジネスマンでキーボードにお金をかけるという人はあまりいないかもしれません。
そもそも会社から支給されるものを使うのが一般的です。
特にPCに関してはセキュリティを確保する必要があるので、自分で選んだものを使うというのはハードルが高いでしょう。
ディスプレイやデスクチェアーも使用時間が長いのですが、どちらも自分で購入したものを職場に持ち込むというのは難しい会社が多いはずです。
一方、キーボードであれば、特殊なもので無い限りは支給されたもの以外を使うということはある程度許されるはずです。
なので、まずはキーボードをいいものに変えました。
高級キーボードのメリット
派手なメリットはありません。
たった3つの地味なメリットがあります。以下の3つです。
- タイピングスピードが若干早くなる
- タイピングミスが若干減る
- 手や肩が疲れにくくなる
地味ですがPCで書類を作ったり、メールを打ったりする作業が多いビジネスマンにとってはこの地味なメリットがトータルで考えると大きなメリットになります。
時間との掛け算になって効いてくるからです。
個人的な感想にはなりますが、私はキーボードを変えてから明らかにPC作業の効率が上がっています。
1～3万円くらいの投資になるので高いと思われる方も多いかもしれませんが、同僚との懇親会なんかがあるとすぐに1万円くらい飛んでいくと思うので、それを数回我慢すれば買えるくらいと考えると、そんなにとんでもない金額だとは思いません。
PC作業の時間が一日に数時間がある方であれば数万円以上のメリットを感じられる可能性が高いです。
おすすめのキーボード
おすすめのキーボードは下記の4機種です。それぞれの特徴を下記にまとめました。
全て私が実際に使ったことがあるキーボードです。
FILCO Majestouch BLACK 赤軸・フルサイズ・かななし FKBN108MRL/NFB2
- メカニカルキーボード
- フルサイズ（テンキー有）108キー
- スイッチ部分にElectronics社（旧Cherry社）のMX 赤軸 (linear)を使用しており、軽くスムーズな打鍵感
- メカニカルなので多少かちゃかちゃした感じがある
- 打鍵音がけっこう大きい
- キーの印字が前面にあり、キートップが摩耗しても印字が消えることがない。見た目もすっきりしている
ARCHISS ProgresTouch RETRO TINY 赤軸
- メカニカルキーボード
- コンパクト 70キー
- スイッチ部分にElectronics社（旧Cherry社）のMX 赤軸 (linear)を使用しており、軽くスムーズな打鍵感
- メカニカルなので多少かちゃかちゃした感じがある
- 打鍵音がけっこう大きい
- 2色成形キーキャップを使っているため摩耗に強く、キーの印字が消えない
東プレ キーボード REALFORCE108UDK
- 静電容量無接点方式キーボード
- フルサイズ（テンキー有）108キー
- キーの荷重が30gのため打鍵感の軽さが最高クラス
- 静電容量無接点方式のためかちゃかちゃした感触がなくソフトなキータッチ
- メカニカルの赤軸と比較すると打鍵音は小さい
- キーの印字が昇華印刷のため摩耗に強い
PFU Happy Hacking Keyboard Professional JP
- 静電容量無接点方式キーボード
- コンパクト 68キー
- キーの荷重は45gで紹介した4機種の中では打鍵感は最も重い
- 静電容量無接点方式のためかちゃかちゃした感触がなくソフトなキータッチ
- メカニカルの赤軸と比較すると打鍵音は小さい
- メカニカルの赤軸と比較すると打鍵音は小さい
- キーの印字が昇華印刷のため摩耗に強い
どれもすばらしいキーボードですが一長一短です。どれか1つ選ぶ場合のざっくりとして判断基準をまとめると下記のような感じです。
- 打鍵感と省スペースをあきらめ、安さと軽いキータッチとテンキーをもとめるならFILCO
- 打鍵感とテンキーをあきらめ、安さと軽いキータッチと省スペースをもとめるならARCHISS
- 安さと省スペースをあきらめ、最高の軽さと打鍵感とテンキーをもとめるならREALFORCE
- キータッチの軽さと安さをあきらめ、省スペースと打鍵感をもとめるならHHKB
ただ、いずれの機種もバージョン違いがあり、他の条件が同じでキーの数が少ないものや、荷重が違うものがあるので、型番違いの別機種も見てみると自分に合うものが探せると思います。
私のキーボードの変遷
実はわたしは上記で初回した順にキーボードを変えてきました。
会社支給のメンブレンキーボード（最初からPCに付属しているもの、確かDELLのものだったはず）→FILCO→ARCHISS→REALFORCE→HHKBの流れです。
正直どれも良いところがあるので甲乙つけがたいのですが、今はHappy Hacking Keyboardを使っています。
静音性とコンパクトとそれなりの打鍵感を合わせ持っているからです。
打鍵感だけを重視するのであれば、REALFORCEのほうが上なのですが、REALFORCEはテンキーレスのものでもけっこうスペースをとります。
私は方向キーとテンキーをほぼ使わないので、そのスペースを空けてマウスをそこに置いたほうが作業効率が上がります。
コーディングがメインのエンジニアであればマウスはほとんど使わないという人もいます。
実際、エンジニア向けのアプリケーションはショートカットが充実していて全ての作業をキーボードで完結させられるように設計されているものが多いです。
一方、営業職を含むビジネスサイドの人はpowerpointで企画書を作成したり、日報システムなどのショートカットがあまり充実していないWebアプリケーションを頻繁に使う必要があるため、どうしてもマウスを多用しなくてはいけません。
キーボードとマウスを行ったり来たりする必要があるということです。
そのときにテンキーのあるフルサイズのキーボードを使っていると切り替えがさっとできず、地味に疲れます。
切り替えの回数が多いので、トータルで見るとそのスイッチングコストはけっこう高いんじゃないかと思っています。
結果、キーボードとしての機能だけで見ると最高ではありませんが、HHKBを使用しています。
省スペースという意味ではARCHISSもいいのですが、職場で使うにはメカニカルはちょっとうるさいので…。
継続的に最新ツールはウォッチして取り入れていく
こういったツールはどんどん今後も発展していくはずなので、常にアンテナをはっておき、生産性が上がるものを積極的に取り入れていきます。
今気になっているのは分離型のキーボードやエルゴノミクスキーボード。
通常の形状のものよりもさらに疲れず、ミスタイプも減るとのことです。
どちらもかなり興味があるのですが、静電無接点方式がないのと、なにより普通のオフィスで使うと目立ち過ぎるので今のところ導入を見送っています。
人の目が気になって生産性が下がると元も子もないですからね…。
あと、上でも書きましたがマウスもキーボードと同じくくらい長い時間使うものです。
コードが煩わしいので無線のもの（Bluetooth対応マウス）に変えたのですが、生産性が大きく上がるほどの変化はありませんでした。
人間工学に基づいて作られた、こういうすごいマウスもあるのでいつか試す予定です。 https://www.logicool.co.jp/ja-jp/product/mx-vertical-ergonomic-mouse
ツール購入のコストはある程度抑えられる
こんなことをしているとかなりお金がいくらあっても足りないと思われるかもしれませんが、ある程度定評のあるツールに関しては中古市場がしっかりと形成されており、定価の6割～8割くらいの金額で売ることが可能です。
最近はメルカリなど簡単に売買できるアプリもできているので、中古で買った、中古として売るということを繰り返せば実質的な出費はかなり抑えることができます。
うまく活用しましょう。
まとめ
一日のうちで長い時間使う道具にお金をかけることで、驚くほど生産性が上がります。
数万円の投資に見合うだけの恩恵はあるので、その他の出費を少し我慢して取り入れてみてはいかがでしょうか。
チャット会議のススメ
以前別の記事でも書きましたが会議はかなり入念に準備をして、効率的に進めないとあまり生産的なものになりません。一発勝負のライブ的なものだからです。
https://www.minihack.net/entry/meetingwww.minihack.net
ITツールの発達した現代であれば、人の時間を使って一発勝負にかけなくても議論を進めることができます。
今回はその方法を紹介します。
通常の会議のデメリット
まず通常の会議のデメリットをまとめておきます。けっこう致命的なデメリットがいくつかあります。
予定が合わないと開催できない
これが最大のデメリットかもしれません。
関係者が忙しければ忙しいほど時間を合わせて会議を開催することが難しくなります。 スピードが重要なビジネスにとって、会議での決定が先延ばしになるのは致命的です。
議事録が正確に残らないことがある
そもそも小さな会議だと誰も議事録を残していないこともありますし、残していたとしても録音していない限り、正確な議事録を作ることは難しいです。
結果、情報共有や議論の発展など議事録を使った次のアクションがうまく取れないことがあります。
他人の時間を奪う
とりあえず関係者を集めることで興味の無い人や発言をしないけど会議室で座ってないといけない人を生み出してしまいます。
その人にはとっては会議の時間が無駄になります。
他人の集中力も奪う
会議が奪うのは会議中の時間だけではありません。
当然ですが、会議に参加する場合は今やっている仕事を中断して会議室に移動しないといけません。
一旦、中断した仕事を再開してもすぐに集中することは難しいです。
何をやってたか思い出すのに多少の時間がかかる場合もありますし、すぐに思い出せたとしてもエンジンがかかるのにどうしても少し時間がかかります。
会議が仕事の間に挟まることによって生産性を下げてしまうのです。
チャット会議のすすめ
上記のデメリットを解消するためにおすすめなのがチャット会議です。
チャット会議とはチャットツールを使って議論を進める会議のことです。
チャットツールの紹介
チャットツールには下記のようなものがあります。それぞれの特徴も簡単にまとめました。
Chatwork
- 日本製ツール
- タスク管理ができる
Slack
- 海外製ツール
- エンジニアにとって便利な機能が多い
- 外部ツールとの連携機能が豊富
Hangoutチャット
- Google製ツール
- Gsuiteを導入している企業であればすぐに使える
- 機能は絞られており、最低限のものが簡単に使えるようになっている
チャット会議のやりかた
上記のツールであればどれでもグループチャット機能が使えます。
グループチャットとは複数人でチャットをする機能です。
幹事がグループチャットに関係者を招待する選択し、招待された人のみで会話をすることができます。
チャットの内容を招待された人のみに見せることもできますし、その他の人に公開することも可能です。
幹事がチャットルームを作成したことを関係者に伝え、チャット内で議論に必要な資料と議論するテーマを投稿すればチャット会議を始めることができます。
チャット会議のいいところ
集まる必要がない
チャット上で会議をするので、会議室を取って人を集めるという作業は必要ありません。
オフィスの狭い会社だと会議室が空いていないことも多いので、その作業がなくなるだけでも楽になります。
時間を合わせる必要がない
集まる必要がないということは時間を合わせる必要がありません。
議論の流れを見ながら、自分の時間が確保できた時に自分の意見を発言するという参加の仕方が可能になります。
議事録が自動的に残る
チャットであれば誰が何を発言したかが全て完全に記録されているので、記録のための議事録を作る必要がありません。
また、当然ながら記録はリアルタイムに残るので、その記録を見ながら議論を進めることで、論点がずれることなどを避けられ、会議の効率を上げることができます。
議論に途中参加することができる
会議中に○○さんの意見を聞く必要があるという状況になることがありますが、通常の会議だとよほどのことが無い限りは途中で人を連れてくるということはしません。
急遽呼び出すということになったとしても、その人のスケジュールが空いているかどうかはわかりません。
チャット会議であれば、追加でチャットに招待して、時間がある時に○○について意見がほしいと言っておけば大丈夫です。
資料を随時共有することができる
会議前に色々と想定して準備はしますが、議論の流れによっては新たに見たいデータや資料が出てくることがあります。
会議中だとすぐに用意できない場合もあり、のちほど共有しますということになり、そこで議論がストップということもありえます。
チャットだとデータを持っている人がチャットにアップロードすれば参加者全員に情報を共有することができます。
通常の会議よりも発言のハードルが低くなる（人による）
通常の会議ですと声が大きい人（いろんな意味で）、しゃべりがうまい人が会議の中心になりがちです。
本来であれば、しゃべりがうまい人よりも知識のある人、アイデアのある人が中心になるべきです。
チャットであれば流れに乗ってうまく口を挟むといったテクニックは必要ないので、そういった人たちの意見を吸い上げやすくなります。
チャット会議のデメリット
チャット会議もいいところばかりではなくデメリットもあります。 下記の4点です。
- チャットツールの使い方がわからないと会議に参加できない
- 通常の会議のように1時間で全てを決めきるということができない
- そもそも社内でチャットツールが導入されていない
- チャット会議を普及させるのが難しい
1つ目については、チャットツールはかなりUIがわかりやすく作られているので操作を3つくらい覚えれば基本的なことはできるようになります。
2つ目に関してはそもそも通常の会議でも結論が出ないことが多いのでどっちもどっちと言っていいでしょう。
3つ目の対策は導入してもらうよう掛け合うしかありません。
フリーツールの導入が許されるのであれば、slackなどは無料で使えるので（制限有）、小さいチームで試験導入してみてもいいかもしれません。
4つ目は努力が必要です。有用性があっても普及しなくては意味がないので、誰から先頭に立って声をかけてみましょう。
普及のコツのようなものを次項で紹介します。
チャット会議の普及の仕方
エンジニア集団が作ったベンチャーとかでも無い限りチャット会議には違和感があるはずです。
普及しなかったらどうしよう…。だれも発言してくれなかったらどうしよう…。という不安はあるがまずは恥を偲んでやってみましょう。
誰かが始めなければ、試験運用することすらできません。
最初に「○○についてですが、部会で協議しているとかなり時間をとってしまうので、試験的にこちらのチャットで相談させてください。」みたいな感じで関係者の時間を奪うことを気にしているということを伝えておきます。
また、「議論は流れていきますが、時間差は気にせずにお手すきの時に意見、アイデアをいただければと思います。」というように時間差歓迎、遅刻歓迎、論点が戻るのも歓迎ということもはっきり告知します。
遅れてチャットを見た人が議論が進んでいるのを気にして、発言できなくなるのを避けるためです。
過去の記録が残っているのでそれを確認して発言してもらえれば、無駄に論点が戻ることはありません。逆に通常の会議だとそれがよく起こります。
まずは数人の小さいプロジェクトで始めるのがおすすめです。
LINEやFacebookメッセンジャーなどのアプリに慣れている若い人は意外となじんでくれる可能性が高いですし、おじさんでも効率的な仕事が好きな人は気にいってくれることが多いです。
まとめ
チャット会議の導入にはいくつかハードルがありますが、一度、普及すれば効率が上がることが間違いありません。
結果的に自分も周りも楽になるので、影響力のある人を巻き込んでうまく組織に取り入れてみましょう。
情報共有、報告、確認 のTips
仕事における効率的な情報共有、報告の仕方をまとめました。改善することで混乱やミスを防ぐだけでなく自身の評価を上げることにもつながります。
なぜ、情報共有、報告が必要化か
人は信用できない
基本的に自分も含め人は信用できません。
脳の記憶力には限界があるからです。記憶していたとしても内容が曖昧な場合もあります。
また、人の意見は変わります。個人の意見が変わらなかったとしても組織の都合で方針が変わることがあります。
誰かの言っている内容が過去と大きく変わってしまったときに、当時は何と言っていたか、当時はどのような方針だったかということが確認できることが重要になります。
そういった記録が共有されていないと、自分の評価の低下やプロジェクトの停滞を招きます。また人間関係にも悪影響があります。
組織もうまくまわらなくなるでしょう。
人の意見やアドバイスは貴重
自分や自分が属するチームのみではプロジェクトを成功に導くことが難しかったり、アウトプットのレベルを上げることができない場合があります。
そういった事態を避けるためには、全く違う視点からの高品質な意見やアドバイスを効率よく集めることが重要になります。
そのために、プロジェクトの初期段階でプロジェクトの主旨や進め方をオープンにして、外部からのコメントを積極的に受け入れる態勢を作りましょう。
自分の業務内容を認知させることは有利に働く
隣の部署は何をやっている部署なのかよくわからない、ちゃんと働いてるか疑わしいみたいな話はビジネスの現場ではよく聞かれます。
特に新規プロジェクトや研究開発、経営企画系の業務の場合はそういうことを言われがちです。
プロジェクトの内容や進捗をオープンにすることで、そういった無用の批判も抑え込むことができます。
仕事に変な邪魔が入らないようにやることやってるというのを示しておくということです。
仕事に集中するためにいい意味で放置しておいてもらいたいですし、成果については適正に評価してもらいたいからです。
仕事はボランティアでやっているわけでなく、そこには報酬が発生しているので、自分がやっていることを正確に伝えて評価してもらう必要があります。
ただし、報告や情報共有は直接的には利益を生まない無駄な時間ですので、最小限に抑えることが重要になります。
方法を工夫することで効率の良い情報共有、報告を実現しましょう。
提出が必要な課題の進捗報告について
提出を求められている仕事、課題がある場合、まずは完成度2、3割の状態までを一気に作ります。
そして、その時点で関係者、上長、責任者にその内容を共有、報告します。作業の方向性が合っているかを確認するためです。
期限の3日前までかかって9割がた作り上げてしまった後で、方向性が全く違うということになると悲劇です。
そうなると取り返しがつかないことが多いですし、もしゼロから短期間でやり直すのであれば相当な労力と時間を必要とします。
支持されたこと、頼まれたことを正確に実現していたとしても支持した側の能力不足で支持内容自体が微妙にズレていることもあります。
支持する側、支持される側、どちらかが間違っていても初期段階で軌道修正ができれば十分期日までには間に合います。
また、トラブルを防ぐだけではなくだけではなく進捗報告の際にアドバイスをもらえることもあるります。
どうせアドバイスをもらうなら初期段階でもらったほうがアウトプットの質が上がる可能性が高くなります。
日常的な上司への報告について
基本は日報システムなどの組織で決まった方法で報告すればOKですが、たまに口頭や立ち話で重要なトピックを伝えると効果的です。
日報システムなどで上がった報告の全てに目を通しているという上司はほとんどいません。大量のメールと会議で忙しいからです。
逆に口頭で伝えた事柄は印象、記憶に残りやすいので、これだけは確実に耳に入れておきたいという情報は直接伝えましょう。
繰り返しになりますが、管理職の人は（ムダに）忙しいので、トピックは厳選して簡潔に短い時間で伝えることが重要です。
上司が同行する取引先とのアポイントメントの移動中やエレベータでたまたま居合わせたときなどがチャンスです。
余裕があれば報告の際に軽くフィードバックも求めましょう。
日報システムで報告を上げてフィードバックを待っていても来ません。積極的にフィードバックしてくれる上司もいるがレアケースです。
特に昨今、やめられたら困るとかパワハラになるからとかで、改善をもとめたり、注意をしにくくなっているという側面もあります。
自分から積極的にもらいにいく必要があります。
悪い話、ミス、トラブルなどは特別扱いですが。なるべく早く、真っ先に上司に伝えるようにしましょう。勇気がいることですが、絶対に必要です。
口頭で確認した内容のアフターフォローについて
仕事において立ち話で確認すること、電話で依頼を受けることなどは日常茶飯事です。
口頭でのやり取りしたことなので、言った方も言われたほうも細かい内容を忘れることが多いです。
後で言った、言わないというトラブルが起こるのを避けるために文章として残る形で再確認するようにしましょう。
遅くとも24時間以内、できれば話をした直後に再確認します。
こういうことでいいんですよね？という内容のメールや簡単な文書ファイルを共有する方法でOKです。
スケジュールや案件の進め方が当初決めていたものと変更になるというときなどは特に重要です。
自分が作業をする側でも作業を依頼した側でも作業が終わってから間違っていたことが発覚するとムダが発生しますし、トラブルになりがちです。
必ず変更内容、依頼内容の記録を残すようにします。
プロジェクトの進捗共有について
プロジェクトの進捗共有についてはチーム会や部会などでスライドなどを使いながら、口頭で説明することが多いと思いますが、その方法はあまり効率的ではありません。
参加できない人もいますし、口頭で説明したことは忘れられるからです。
スライドを資料として共有すれば解決すると思われるかもしれませんが、実はスライド形式の資料は口頭で説明したことが全て含まれているわけではないので、後で読み返すための資料としては不完全です。
説明会を開いて説明するよりも懇切丁寧に書いた資料を誰でもいつでも読める形で共有するようにしましょう。
そして、その資料は随時更新していくことで、リアルタイムに情報を共有することができます。
更新を考えるとローカルファイルの共有ではなくwikiやクラウドストレージツールを積極的に利用します。
情報をオープンにすると意見やアイデアが集まりやすというメリットもあります。
ただ、批判も集まりやすくなります。
ただプロジェクトがかなり進んだ段階で根本的な部分について批判が出るよりは全然ましです。
そういうことを実現したいならもっといい方法があるとか、別の人が同じことを既にやっていて知見があるといった情報はなるべく早い段階で入手するほうが得策です。
まとめ
1人で完結する仕事はそう多くありません。
チームとして、組織として成果を最大化するためには効率的な情報共有が最も重要になります。
プロジェクトに合った情報共有の方法を常に模索するようにしましょう。
資料、ノートの整理術
ノート、メモはアイデアの源泉となり、新たなプロダクトやサービスを生み出すため、もしくはプロジェクトを成功に導くために必須のものになります。
できるだけ手間をかけずに情報を整理するための方法を確立し、その情報を有効活用することを心がけましょう。
ツールについて
情報を記録するのは紙のメモやノートでもいいのですが、できればEvernoteなどのデジタルツールをおすすめします。
検索性を上げるためです。
ほとんどの場合、ノートを見返すのは少し時間が経って、記憶が薄れてからです。その時にはどこに何を書いたか忘れている可能性が高いので、検索して目的の情報にたどり着けるようにしておくことが重要です。
紙のノートだとそれが実現できません。
時間を書いたり、インデックスをつけたりすることで多少検索性を上げることはできますが、キーワードを入力するだけで、ダイレクトにその内容が書かれている部分に飛べるデジタルツールにはかないません。
場所を取らずに過去の情報を蓄積するのも紙だと難しいです。情報量が増えてくると紙媒体はどうしてもかさばってしまいます。
記述量、記述スピードもタイピングに慣れればPCのほうが断然早いです。
PCだと概念図のようなものがさっとかけないというデメリットはありますが、ipadや2in1PCであればそのような図も手書きで書くことができます。
個人的にはメモを取りながらどうしても図が必要と感じたことはありませんが…。
ちなみに自分はDynalistというアウトラインエディタをメモ、ノート代わりに使っています。 どうしてもノートがいいという場合、スキャンして保存するのに適したものを使うほうがベターです。
ショットノートなど、アプリなどと連携して使えるメモやノートがたくさん販売されています。そういったものを上手く活用しましょう。※ここに外部リンクを入れる。
スキャンしてデジタルファイルにすることで保管性が上がりますし、保存時のファイル名の付け方（内容＋日付）を工夫することで検索性もある程度確保できます。
メモを取る前に…
本来、会議や打ち合わせは議論やヒアリングに集中すべきなので、許されるのであれば録音してしまうというのも一つの手です。
そもそも、メモを見返すのは意外と効率が悪いです。
話をしながら完全な記録を作るのは難しいので、不完全な記述に対して、どういう意図で書いたか考えたり、記憶が呼び起こしたりしなくてはならないからです。
録音したとしても聞き直すにはかなりの手間がかかります。
なので、打ち合わせや取材が終わってからできるだけ早く必要な作業を開始するようにしましょう。
そうすれば重要なことはある程度覚えているのでメモにあまり頼らなくてもよくなります。
ツールや管理方法に凝るのは楽しかったりするので、それ自体が目的になってしまうこおがあります。趣味であればいいですが、ビジネス的にはあまり意味のないことなので、メモをとることやその整理にあまり手間をかけすぎないようにしましょう。
ノートの使い方
情報は必ず一箇所にまとめましょう。これが大原則です。 これさえ守れば後のことは適当でもいいくらいです。
紙でもデジタルでも同じです。
共通して書くことですが、下記のものはあったほうがいいです。
- 日付
- おおまかな内容（〇〇に関する打ち合わせ、〇〇の取材など）
- 相手の法人名と主要な個人名
誰と話したかはというのは意外と重要です。あとあと、話した日付より重要になることもあるのでなるべく書くようにしましょう。
デジタルツールの場合はアプリの中で擬似的に複数のノートを持つことができる場合が多いが、「INBOXノート」を1つ作ることをおすすめします。
「INBOXノート」とは一旦全ての情報をそこに放り込んでおくためのノートです。
前から決まっている取材などであれば、あらかじめ分類された状態でメモを取り始めることが可能ですが、自分用の細かいメモや電話で話した内容の記録などは分類を決めてから書き込むことが難しいです。
一旦、INBOXノートに書いておき、後で整理するようにします。
INBOXの整理は手が空いたタイミングでいいのですが、打ち合わせ中に自分が処理しなくてはならないタスクが発生した場合は、メモを取ったあとすぐにそのタスクをTODOリストに書き写すようにします。
書き写したタスクは二重線などで消す、マークをつけるなどTODOリストに反映済みということがわかるようにしておきましょう。
資料の整理方法
最良の整理方法は捨てることです。
紙の資料は割り切ってとにかく捨てましょう。
資料がデスクが大量に積み重なっていても致命的な問題はないのですが、デスク周りはきれいなほうが仕事の能率は上がります。
整理してもいいのですが、整理するためにはかなりの手間と時間がかかることを意識しておきましょう。
ほとんど資料は見返しません。
たまに必要な書類を捨ててしまうこともあるが、使うかもという感じでそれを気にし始めると全く捨てられなくなります。
そうなるケースは数パーセントです。そのためにその他の書類を全て取っておくのは効率的ではありません。
繰り返しになるがとにかく割り切りましょう。
最重要の書類のみ残せばOKです。
- クライアントから紙ベースでもらった資料（再度もらうのは失礼）
- 契約書類 などです。
デジタルファイルについてはPCのハードディスクに十分な空きがあれば無理に削除する必要はありません。
削除したり捨てた資料のほとんどはまた手に入ります。
そういう資料は一旦捨てて、その情報がどこで手に入るかだけを記録しておけばOK
例えばWeb上の資料であればそのページをBookmarkしておきます。書籍であればタイトルとページ数を書き留めておきます。
どうしても置いておきたい紙の資料はスキャンして保存します。
スキャンして保存する場合の注意点は下記の通りです。
- 1箇所に集約する
- あるものはクラウドストレージに、あるものはUSBメモリにという状況は避ける
- 検索しやすいようにする
- ファイル名を正しく設定する
- スキャンするものを厳選する
- スキャンするにも手間と時間がかかるので
まとめ
資料やメモを効率的に扱うことで生産性は大きく上がります。
デジタルツールをうまく活用することで手間をかけずにアウトプットを増やせるようにしましょう。
単純作業はできる限り、仕組み化、自動化する
ほとんどの単純作業は組織にとってあまり利益を生みません。
さらに、個人にとってもあまりメリットはありません。
単純作業を繰り返しても新たな知識や技術が身につきませんし、単純作業は成果として評価されない時代になってきているので給与が上がったり、評価が上がったりすることもないからです。
スキルアップが難しい以上、転職、独立を考えている人にとっても単純作業を仕事にすることは不利になると言えるでしょう。
今後、単純作業が冷遇されるという傾向はますます強くなる可能性が高いです。そもそもロボットに仕事を奪われてしまうということになるかもしれません。
逆に単純作業を自動化することで得られるメリットは多くあります。
自動化のメリット
まず事務作業のスピードが上がることで仕事が早くなります。
仕事の質に関しては当然のように意識されることが多いですが、スピードの重要性は意外と忘れられがちです。
アウトプットの質を気にするあまり、提出が締切ギリギリになってしまうといったようなことが新人の方には特に多いのではないでしょうか？
仕事が早いことは周りからは高く評価されるので実はかなり重要です。
また、単純作業を早く終えることで仕事が生産性の高い仕事に時間をまわせるという点も大きなメリットです。
生産性の高い仕事を多くこなすことで結果的に評価や給与が上がる可能性もありますし、 余った時間を仕事以外の時間に充てることでプライベートを充実させることがもできます。
自動化したこと自体にも価値がありますし、評価もされるでしょう。事務作業をしていた人の人件費をカットし、かつ人的ミスの削減にもつながるからです。
事務作業自体はロボットに奪われていきますが、自動化の仕組みを考えるのはロボットにはできない仕事です。
そういったノウハウを持つことが、ロボット全盛期を生き残るための強い武器にもなります。
では自動化、仕組み化、省力化できるのはどんなことでしょうか？
よく使う文章、定形メール等はストックしておいて使い回す
誰でもできて効果が大きいのが文章の定型化です。自動化と言ってもどこから手をつけて良いかわからないという人はまず、これに取り組んでみましょう。
多くのホワイトカラーのビジネスパーソンが書類作成、日報、メールなど文章を扱う業務に多くの時間を費やしていますので、これを省力化、高速化するとインパクトが大きいです。
2つのことを実践するとかなり作業を楽にすることができます。
決まった形式で書く文章はフォーマットを作成する
日報や決まった内容のメールなどは書く項目が同じです。
日報であれば日付、時間、内容、成果など、メールであれば冒頭の挨拶文、打ち合わせの調整、発注の依頼などです。
そのたびに同じ内容の文章を最初から書き起こすのは非効率です。ひな形（フォーマット）を用意してそれを使い回すようにしましょう。
毎回変わる部分（打ち合わせの候補や発注料金など）のみ空欄にしておき、空欄を埋め込むだけで文章が完成するようにします。
メールで毎回使う出だしの挨拶などよく使う言い回しは定型文として登録します。
例えば下記のようなものです。
- お世話になっております。○○社の○○です。
- 納品先についてですが、住所、宛名をご教示いただければと思います。
アプリを使えばクリップボード経由ですぐに呼び出して使うことができます。タイピング量が減るので時短になります。
windowsであればClibor、MacであればDashがおすすめです。※ここを外部リンクにする
Word、PowerPoint等はテンプレートを作成する
報告書をWordファイルなどで提出する必要がある場合も、一から作るということは避けましょう。
見積書などは組織で用意されているテンプレートがあると思うのでそれを使用し、用意されていないものは自作します。
テンプレートがあれば、動作の軽いテキストエディタで内容を検討し、最後にテンプレートに入れ込むという作り方でできます。
テキストエディタと比べるとWordやExcelは動作が重いのでテキストベースで考えると作業が早くなりますし、レイアウトやデザインを考える時間も削減できます。
例えば、下記のようなものは全てテンプレート化してしまいましょう。
- 議事録
- 報告書
- 会議のアジェンダ用
- 起案書
- 企画書
- 見積書、請求書
メールを自動で仕分けする
ビジネスパーソンであれば、一日に受け取るメールが100件を超えるという人はけっこう多いと思います。
関係者はとりあえずCcに入れておくという文化が浸透していること、チーム全員、部員全員に連絡が来るメーリングリストが活用されていることが原因です。
そういった、とりあえず送られてきているメールも含まれているので、全てのメールを同じ優先度でチェックするのは効率が悪いです。
重要度によってメールを自動で仕分けするようにします。
メールソフトによって設定の仕方は異なりますが、ほとんどのメールソフトには条件によってメールを仕分ける機能がついていますので、それを利用しましょう。
例えば、下記のように分けるだけでもかなり使い勝手がよくなります。
メインのメールボックス
- 自分がTOに入っているもの
サブのメールボックス
- 自分はCcに入っているもの
- メーリングリスト宛に送られているもの
高度なテクニックですが、タイトルに特定のキーワードが入っているものを仕分けするということもできます。
メインのメールボックスを優先的に見ることで、早く対応が必要なメールを探す時間を削減できます。一通一通タイトルを見て判断していくのはけっこう大変なのですが、その通数が減るからです。
重要なメールがその他のメールに埋もれてしまうのを防ぐというメリットもあります。
サブのメールボックスは一日2回くらいまとめて見ればOKです。
うまく仕分けの条件を設定をすればサブのボックスはほとんど対応が必要のないメールになっているはずです。短時間でさくっとチェックしましょう。
業務の知識やノウハウはマニュアル化する
これは個人の無駄というよりも組織の無駄をなくすための仕組み化です。
仕事をしているとわからないことを周りの人に尋ねる機会というのが必ずあります。
検討や考察が必要なことを人に相談したり聞いたりすることには意味がありますが、単純な知識やツールの操作方法、ルールなどを人に聞いたり、聞かれたりする時間はあまり生産的な時間ではありません。
関係者がアクセスできるサイトや書類にまとめておいて、疑問が発生した時にそれを確認するということにしておけば、その時間を節約することができます。
自ら作ってもいいし、誰かに任せてもいいが、そのマニュアルを唯一の正解として、継続的に更新、メンテナンスしていくことが重要です。
複数のファイルやサイトが存在していて、その内容が違っていると結局どちらが正しいの？という質問が発生するので意味がありません。
ファイル管理だとコピーが容易なため、そういうことが起こりがちなのでwikiやサイトで管理するほうがおすすめです。また、更新担当者は絞りましょう。
誰かが何かわからないと言っていればマニュアルを見るようにうながし、マニュアルに書いてなければ新しい話ということなので、関係者で協議してマニュアルに追記するという流れを徹底することも必要です。
会議などで新しいルール等が決まった時も忘れないように追記します。
その流れが浸透すれば、新しい話以外はマニュアルを見れば済みます。誰かを呼び止めて既に結論が出ていることを再確認する必要がありません。
せっかくの会話の時間は新しいプロジェクトについての議論やリラックスのための雑談に使いましょう。
まとめ
自分から自発的に自動化を進めなくても、会社の方針などの外圧で自動化せざるをえない時がくる可能性は高いです。
その時に、自動化できる部分や自動化のコツが把握できていれば、組織の方針についていくのも楽になります。
できるところから自動化を進めて、楽をしましょう。
会議は準備が8割
まずはじめに、会議の8割は無駄です。まずは会議を減らすことを考えましょう。
しかし、どうしても必要な会議はあります。その会議を効率的で生産的なものにするために何が必要かを考えます。
会議は報告する場ではない
部会、チーム会などではプロジェクトの進捗や先週の成果などを報告させたりする時間がありますが、それは先に済ませておいたほうがいいです。
事前に文書などが配布されていれば、その情報を共有する作業は、わざわざ集まらなくても個人個人でできる作業だからです。
部会の頻度は大体の会社で週に1回、月に1回というところだと思いますが、そのタイミングで報告すると情報の鮮度も低くなります。
ITツールの活用によってリアルタイムに状況や進捗、成果などは共有されるべきです。 報告が週間、月間というのは今の時代に合いません。
報告を口頭でするというのも効率が悪いです。報告者がまとめたものを読むほうが情報のインプット速度が早くなります。
また、文章であれば情報の取捨選択も可能です。口頭の報告だと、不要な情報や既に知っている報告内容などもとりあえず全部聞くしかありません。効率が悪いですよね…。
大げさなITツールは必要ありません。wikiや簡単なWebサイトを作るだけであれば無料のツールも豊富にあります。そういったものを積極的に活用しましょう。
Googleサイトや無料のwiki、Qiitaなどがおすすめです。
それも難しい場合はWord文書の共有でもかまいません。とにかく事前に共有するということが重要です。
そして共有された情報をもとに何かを決めるために関係者が集まるのが会議なので、 決めることがないのであれば会議は不要です。
例えば、問題が発生しているのであれば解決する方法を探る。新しいアイデアを詰めたいのであればそれについて議論をし、具体化する方策を検討する。そういうことをする場であるべきです。
参加者の選定は重要
まず参加人数をできるだけ少なくしましょう。
関係者全員をとりあえず呼ぶというのは最悪です。人数を多いと大半の人が発言しないという状況になり、会議がだらけたものになります。
また、的確な議論ができない人が混ざっていると論点がズレたりして、その軌道修正に時間が取られます。
下記のような人をなるべく厳選して集めるようにしましょう。
- 議論するテーマに対する知識が豊富
- 柔軟にアイデアを出すことができる
- アイデアに対してネガテイブな要素、ポジテイブな要素を挙げて議論ができる
また、決定権がある人を必ず入れましょう。
前項でも書きましたが、会議は何かを決める場です。決定権がない人だけで話あっても意味がありません。
議論した内容を後で決定権のある人のところに持っていくという方法でもいいですが、議論の過程も含めて、聞いてもらったほうが効率的です。
そして、できればその場で結論を出してもらいましょう。
古い体質の組織だと会議に呼ばれなかった人が「自分は聞いていない」と文句を言い出す ことがままありますが、会議後に議論のプロセスと結論を文書にして共有することでその問題を回避できます。
文書を見て、会議に参加してない人が重要な意見やアイデアが出してくれるようであれば、その内容も踏まえて再検討すればOKです。
時間は長くて1時間
それ以上やっても新しい展開はありません。
1時間以上かかっている場合は大抵、論点がブレているか、議論が堂々巡りしている かのどちらかです。
論点を無駄に発散させるような人はメンバーに入れないのが理想的ですが、そうなってしまった場合は、一旦誰かが論点を整理しましょう。
議論が堂々巡りしている場合は、新しい情報がないと議論が進まない可能性が高いので、効率的ではありませんが、一旦各自が宿題として持ち帰るしかありません。
それを避けるためには議論の材料になるものはできる限り全てまとめておくことが必要になります。
宿題として持ち帰る場合も、期限を切るようにしましょう。あらためて集まるのはいつにするか、各々の結論を出すのはいつにするかをその場で決めます。
会議の進め方
何を決める会議なのかということを最初にはっきりさせ、参加者全員でそれを共有します。
議論の材料になる事実ベースの情報は参加者に事前に読んでおいてもらいましょう、その場で口頭で説明するのは避けます。それだけでかなり時間がかかってしまうからです。
忙しい人で読む時間がとれない場合は会議の冒頭に読む時間、議題についての検討する時間をとります。
会議室に集まっているのに無言の時間が発生することになって、若干変な感じですが、そうしたほうが口頭で説明するよりも確実に効率が上がります。
聞くよりも読むほうが圧倒的に早いし、話を聞きながら自分の考えをまとめるのは難しいからです。
情報がインプットされた状態になったら、質問を受け付けますが、できるだけ質問が出ないような資料を作ることを心がけます。
疑問点がクリアになったら、それぞれの意見とその理由を発言してもらいます。あとは普通に議論すればOKです。
意見やアイデアの議事録はリアルタイムでとってそれをリアルタイムで共有します。文書を共同編集作業ができるツールを使えば簡単に実現できます。
そういったツールを使うことが難しい環境であれば、ホワイトボードを使ってもいいです。
いずれにしても発言内容や決定事項を参加者が見ながら議論を進められるようにします。
そうすることで、同じ質問が出たり、論点がズレるのを防ぐことができます。
資料の作り方
上記のような会議の進め方をするには会議の主催者の資料作成能力がかなり重要になります。
報告者の思考の流れとそう考える根拠になった情報、データが資料を読めば全てわかるように作らないといけません。
参加者によって知識に差があるので（例えば現場の人間と管理職の知識には差がある）、 全ての参加者の前提知識を想定し、各々が資料を読めばわかるように作ります。
また、自分が組み立てたストーリーに必要のないデータであっても会議の場での議論に必要になりそうな補足データも網羅しておきます。
議事録は必ず作る
進め方のところで説明したリアルタイムの議事録を会議後にまとめなおします。
議事録を作る理由は2つあります。
1つ目は会議に参加していないメンバーに決定内容と議論のプロセスを共有するためです。
会議に何十人も参加するのは不可能だし、人数が増えるのは避けるべきなので参加メンバー以外に情報を共有することが重要になります。
参加者以外に情報を共有することで、良い意見やアドバイスが出ることもあります。
2つ目は後で見返して、その時なぜそういう結論になったかを再確認するため。
決定内容ついて後で疑問が出てきたり、軌道修正が必要になるということはよくあるのですが、時間がたてば議論の内容や決定の理由は忘れられたり、覚えていても不正確になります。
その時に議論の内容を振り返る資料が必要になります。
また、過去の議事録の内容を踏み台にして、新たなテーマで議論をすることもありますし、1回の会議で決定が出ず、継続協議にとなった場合も議事録が重要になってきます。
また、議事録は会議に参加した者のみがファイルを持っているという状態は避けて、必要な関係者がいつでも閲覧、検索できるようにしておきましょう。
まとめ
会社は非常に会議が多いため、会議を効率化、もしくは省略できれば多くの時間を生み出すことができます。
また、議論の質を上げれば成果物の質も大きく上げられます。
実践するには周囲の協力が必要な部分もあるので、まずは狭い範囲の会議で試してみて、うまくいけば少しずつ広げていきましょう。
企画書をいきなりパワーポイントで作りはじめない
仕事だといろんなシーンで企画書や報告書を作る機会があります。
複数の人に対してプレゼンテーションや発表を行う場合はパワーポイント形式で資料をまとめることが多いですが、作り方によって内容の伝わりやすが大きく変わります。
今回はそれをどのように作るのが良いか考えます。
そもそも、なんでもスライド形式で作るのを避ける
実はスライド形式のものは資料としてはあまり優れていません。パワーポイントは情報が削られるからです。
周辺情報をなるべく省略して、注目してほしいポイントだけに絞って資料を構成するので、プレゼンテーションを聞きながらであれば内容を理解することできますが、何も聞いていなかった人が後でスライドだけを読んでも内容を十分に理解することができません。
後に残す資料やプレゼンテーションを聞いていない人にも共有資料などはWord等、通常の文書で作るほうが適していることもありますので、使い分けましょう。
※ここを外部リンクにする amazonなどの企業ではPowerPoint禁止例も出ているようです。
スクリーンなどに投影して話すことが必須でなければ、文書形式でまとめて印刷したものを配布してプレゼンテーション（説明）するという方法も有効です。
まずはテキストベースでアウトラインを決める
話が少し逸れましたが、あらためて本題のスライドの作り方を説明していきます。
まずはPowerPointを立ち上げてという人も多いと思いますが、最初に開くのはテキストエディタです。
テキストエディタを使ってスライドのアウトラインを検討します。
PowerPointにもアウトライン機能がありますが、テキストのほうが動作が軽いので編集が早く簡単にできます。
修正や並び替えも高速です。
スライドの見出しを並べて書いた時に、その他の余分な情報が画面に多数あるアプリケーションよりも全体を把握しやすいというメリットもあります。
具体的な作業としてはまず、スライドタイトルを並べていきます
例えば、下記のような感じです。
- 実施する施策の概要
- 背景
- 施策のメリット、デメリット
- 想定スケジュール
- 料金
この作業が終わった時点で企画書作りの5割は終わっています。
各スライドの内容を決める
テキストベースで各スライドの内容を決めていきます。 この段階でもまだテキストエディタを使います。PowerPointは起動しません。
図、写真、グラフもまだ作りません。
スライドの内容に図が必要というであれば、一旦、「○○な図を入れる」、「△△の数値をまとめた表を入れる」とう感じで書いておきましょう。
図や表の内容を作り始めると見た目にこだわりはじめて、それに時間が取られがちです。 時間をかけて作った挙げ句に、全体の話の流れが変わったので別の図を使うということもままあります。
まだPowerPointは起動していませんが、ここまでくれば資料作成作業の8割が完了したことになります。
必要なグラフ、図を作成する
図を作成ならPowerPointの出番だなと思われたかもしれませんが、なんと、まだです。
スライドの内容を決めるときに保留にしていた、図やグラフの作成をこの段階で始めるのですが、グラフや図の作成は別のアプリをつかったほうがいいことが多いのでPowerPointはまだ開きません。
図解イラストであればinkscapeなどのドロー系のアプリやIllustratorを使って作成するほうがきれいなものが作れます。
グラフであればEXCELやR、pythonなどを使って作ります。
ただ、丸や矢印を書くだけということであれば、わざわざ別のアプリを立ち上げるよりもPowerPointで作ったほうが早いのでそうしましょう。
スライドマスタを活用して内容をスライドに入れ込む
ここでようやくPowerPointを起動します。
テキストベースで決めたタイトルと内容、作成した図やイラストを各スライドに入れこんでいきます。
ここで注意するのが1枚1枚のスライドのレイアウトを調整するのに時間をかけないという点です。
プレゼンテーションにおいてわかりやすいデザインにすることは重要なので、各スライドの見た目をよくするためにかなり時間を使っている方は多いと思いますが、その時間を短縮することで早く仕事を終えることができます。
短縮するためにはスライドマスタを活用します。
スライドマスタを活用すれば見た目を整える必要はほとんどありません。
あらかじめ用意しているレイアウトにテキストやレイアウトをはめ込んでいくだけで、綺麗なスライドを作ることができます。時間にして1時間ほど、長くても2時間を目安にしましょう。
レイアウトを直接はいじらないようにして、調整に必要があればスライドマスタのレイアウトを変更します。
スライドマスタについて
自分が用意しているスライドマスタは50通りくらいです。
全部は紹介できませんが、下記のようなものを使っています。
タイトル関連
- タイトルスライド
- タイトルスライド（サブタイトル有り）
- タイトルスライド（タイトル上にサブタイトル）
- タイトルスライド（タイトル上にサブタイトル & ロゴ有り）
- 左寄せタイトルスライド
- 左寄せタイトルスライド（サブタイトル有り）
- 左寄せタイトルスライド（サブタイトル有り）
- タイトルのみスライド
- セクションブレイク
内容関連
- センタリングされた1行テキスト
- センタリングされた1行テキスト（補足付き）
- 箇条書き（5個）
- 箇条書き（6個）
- 見出し+箇条書き（2個）
- 見出し+箇条書き（3個）
- 画像+箇条書き（2個）
- 画像+箇条書き（3個）
50通りあると大体のパターンに対応できます。
当然、すべてのレイアウトを使うわけではなく作成する資料によって必要なものを選択して使っていきます。
シンプルな構成のものが多いですがあえてそうしています。
1枚のスライドの情報量は極力絞るほうがいいからです。徹底するのはなかなか難しいですが、1スライド1メッセージが理想です。
逆に上記のスライドマスタに合わないような情報は、情報量が多すぎる可能性があると考えて、スライドの内容を分割する、削るということを検討するようにしています。
少なくとも「お役所的ポンチ絵」は絶対に避けるようにしましょう。 「お役所的ポンチ絵」はとにかく読みづらい、分かりづらい。これならWordで作ったほうががマシです。
「お役所的ポンチ絵」で検索すれば事例を大量に見ることができます。反面教師にしましょう。
どうしても新しいパターンが必要な場合はスライドマスタを追加します。
スライドマスタの活用方法については下記のサイトも非常に参考になります。 ※外部リンク
まとめ
PowerPointは便利なツールですが、使い方を間違えるとかえって効率が悪くなります。
自分がすべき作業の本質はなにかということを忘れないようにして、各作業工程で適切にツールを選ぶようにしましょう。
新しいことは小さく、単純に始める
新しい試みや、実験的なプロジェクトはとにかく小さく、単純に始めたほうがいいという話です。
当たり前のことだと思うかもしれませんが、実践するとなると意外と難しいです。いつのまにか余計なものがくっついて規模が大きくなったり、条件や内容が複雑になったりします。
そうならないようにするにはどうするべきか、そして、そもそもなぜ「小さく、単純に」が重要なのかを解説していきます。
「小さく単純に」があてはまるのはどういうケースか
すべてのことにあてはまるわけではありませんが、あてはまる範囲は広いです。
方向性の定まっていない試みや探索的なプロジェクトの場合は特に有効です。
例えば、下記のようなケースです。
- 顧客データを使って新しいCRMを始めるとき
- 新しい営業手法を試してみるとき
- チームに新しいコミュニケーションツールを導入するとき
プロジェクトによって進め方は千差万別なのであくまで例えばという話ですが、「小さく単純に」というのがどういうことかというと、
- 新しいCRMプロジェクトであればクライアントの分類を単純に適応する手法も2種類にする
- 営業手法の実験であればまずは1人で始める、旧手法からの変更点は1つだけにする
- チャットツールをチームに導入する場合は狭い範囲で最低限の機能を使ってもらう
という感じです。
なぜ「小さく、単純に」始めるのがいいのか
「始める」ことに対する心理的ハードルが低くなる
新しい試みはまず始めることが最重要ですが、大規模で複雑なことが最初からやろうとすると、想定される作業量の多さに尻込みしてしまい最初の一歩が踏め出せなくなります。
新しい試みの最大の敵は「始められない」ということなのです。
できる限り最初の作業やコストを小さくすることで、まず行動に移すことができます。
プロジェクトの方向性を早い段階で見極められる
小さい試みやテストは成否の結果が早い段階で出ます。
結果が早く出れば、その結果をふまえて、また次のテストや作業に進むことができます。 つまり、テストを短い期間で複数回できるということになります。
それによって、進むべき大まかな方向性が合っているかどうかの確認が早い段階でできます。間違っていた場合は早い段階で軌道修正できます。
またテストの内容が単純であれば成否の要因も判断しやすいので軌道修正が的はずれなものになりにくいというメリットもあります。
コスト的な理由
プロジェクトを大きく始めると当然、投資額は大きくなり、失敗したときの損失が大きくなります。
失われるのはお金だけではなく、そのプロジェクトの費やした時間も無駄になります。
時間とお金をかけてしまうと心理的にも組織的にもプロジェクトが畳みづらくなるというデメリットもあり、結果、撤退判断を誤る可能性も高くなります。
上司の承認
上記のコストの話とも関連しますが想定される最初の投資（お金や時間）が大きいと、プロジェクトを始めることに対して上司からGOサインが出にくくなります。
また、上司を説得するためにはそのプロジェクトの意義を説明する必要がりますが、内容が複雑なものは理解されにくいです。
上司は現場の細かいことや技術的なことをわかっていない場合が多いので、特に説明は大変です。
うまく理解させることができなかった場合は、投資額大きい場合と同様にGOサインが出にくくなります。
そういう事態を避けるためには「そのプロジェクトは何をしようとしているのか」、「そのプロジェクトがうまくいくとどういうメリットがあるのか」を誰でもわかるレベルで説明する必要があります。
プロジェクトの設計を単純にし、「要はこういうことです」と一言で説明できるくらいが理想的です。
「小さく、単純に」の障害になるもの
○○も考慮したほうがいいという意見
考慮したほうがいいと言われれば、否定できないことが多いです。いくらでも時間とお金があるのであれば、全てのことを考慮したほうがいいに決まっているので。
そういう意見は一見正しいそうに聞こえますが、間違っています。 いかに削ぎ落とすかということを強く意識しましょう。
周囲に対しては小さく、シンプルにすることをしっかり説明します。
大抵の人は小さく始めることに対しては寛容ですが、シンプルにすることに対してはけっこう反対派が出てきますので、それを退ける勇気が必要です。
正確に精密に考えたり、関係者全員が納得するものをと考えたりすると設定はどんどん複雑になります。 結果、「小さく、単純」からどんどん離れていってしまうので要注意です。
打ち合わせ
〇〇したほうがいいという意見が大量に出るのが打ち合わせです。特に部会やチーム会など中規模の打ち合わせはその傾向が顕著です。
そういう打ち合わせは極力減らしましょう。
意見をもらった以上、無下にできないという感情も働き、どんどん余分な要件や検討事項が増えていきます。
とはいえ、他人の意見を聞くことは重要なので頼りになる特定の人にヒアリングするのがおすすめです。
様々な角度や見地から意見ともらったほうが三個になるので、ヒアリングする人の得意分野や担当部署は分散させます。
やっていることを自体を報告、共有しておかないとまずいので打ち合わせの場を設けるという人も多いと思いますが、初期の段階では関係者全員の認知、承認を得る必要はありません。
まずは1つ2つ、手堅いアウトプット出してからで十分間に会います。
打ち合わせにはかなり時間も取られます。メリットはほとんどありません。
スケールすることについて
単純に始めて成功したものを複雑にするほうがその逆よりもハードルが低いです。
目に見える結果があればそれに追加の時間をかけることに対して周囲の理解が得られやすいからです。
スケールしていく時に急にレベルを上げないように気をつけましょう。あくまで漸進的に複雑にしていきます。
まとめ
以上が新しいことをはじめる時に心がけるべきことです。
進め方をまとめると下記のようになります。
- まずは1人でできる範囲で通常業務の余剰の時間を使ってやる
- 1人でできる範囲の実験、テストを進める
- それを他人に説明できる形にまとめる
- ある程度意味があるアウトプットであれば次のステップに
- 頼りになる数人に趣旨説明（公式な場ではなく）
- アドバイス、意見をもらう
- 集合知に陥らない範囲でアドバイスを反映
- 軌道修正してさらにアウトプットを出す
- 条件を変えて追加で複数のテストを実施するなど
- それでも意味のありそうなアウトプットが出せれば次のステップに
- より広い範囲にアウトプットを共有する
- 自分の所属するチームや部署
- さらには自分の上司
- 実験の規模を広げたり、予算を確保するために意味のあるプロジェクトであることを説明する
TODOは「今日中」、「短期」、「中期」に分けて管理する
リード TODOリストを使っている方は多いと思いますが、使い方次第で仕事を効率的に回すことができますし、必要な作業を忘れるということも少なくなります。
そのために自分が実践している方法を紹介したいと思います。
リストの作り方
それぞれのタスクのおおよその締切日によって「今日中リスト」、「短期リスト」、「中期リスト」に分けて管理します。
それぞれどのような使い分けるか説明します。
今日中リスト
今日中リストはその名の通り、今日何をするかを決めるために使います。
例えば下記のようなものです。
- チームの打ち合わせの日程調整連絡
- A社に見積もりの件で電話
- プロジェクトの途中経過報告メールを部長に送る
出社してまず最初の仕事として「今日中リスト」を作ります。まずはメールチェックという人もいるかもしれませんが、それよりも前にやります。
私は会社に着いて、コーヒーを入れたらまずはリスト作りにとりかかるようにしてます。
余談ですが、とりあえずメールチェックというのはおすすめしません。取り掛かると意外と時間を取られことが多く、気付いたら1時間経っていたということも少なくありません。
あとでメールチェックよりも重要が仕事があったことに気付いて、バタバタするということになるかもしれません。
メールチェックもあくまでTODOの1つなので、「今日中リスト」に入れるようにしましょう。結果的にメールチェックがリストの1番上にくるのはOKです。
実は休みの日でも予定が決まっていないような日は起きたら「今日中リスト」を作るようにしています。休日はやるべきことのリストを作るというよりもやりたいことのリストを作るという感じですが。
仕事の優先順位の決め方については別の記事にまとめていますので、そちらも読んでみてください。
https://www.minihack.net/entry/lead-time-of-taskwww.minihack.net
短期リスト
「短期リスト」は短期的なTODOをストックしておくために使います。
今日中に終わらせる必要はないけど、1週間から10日以内に終わらせないといけないタスクをリスト化しておくというイメージです。
例えば下記のようなものです。
- B社のアポを取る
- プロジェクトの打ち合わせを実施
- プレゼン資料の作成
「今日中リスト」を作るときにこの「短期リスト」から繰り上げる場合も多いです。
また、「今日中リスト」が早く処理できた場合には「短期リスト」のものを消化していくことになります。
中期リスト
「中期リスト」は今自分がやっている作業がどこに向かうためのものなのか、何を達成するためにやっているものなのかといった見通しをもつために作ります。
「短期リスト」や「今日中リスト」で管理しているTODOの多くは、最終的に何かしらの大きな目的を達成するためにやっている作業のはずです。
その大きな目的をリスト化したものが「中期リスト」です。
数ヶ月から1年以内くらいに達成したいものをまとめておきます。 例えば下記のようなものです。
- 営業の人であれば月間売上○○円達成
- 開発の人であれば○○実装
- プロジェクトのリーダーであればフェーズ1完了
長期リスト
これは必須というわけではありませんが、私は「長期リスト」というものも作っています。
これは5～10年以内に実現したいことをリスト化したもので、「夢」のようなものも含まれています。
人生のマイルストーンのようなものです。
そんなものTODOリストに入れるても実用的ではないと思うかもしれないが、短期のリスト確認するときに、ついでに長期のリストがちらっと目に入ることに意味があります。
自分がどこに向かっているのか、人生において最終的に何かしたかったのか、どういう自分になりたかったのかを定期的に再確認することができます。
人生において大きく道を踏み外したり、なんで自分はこの仕事をやっているんだろうかと疑問を持ったりすることが少なくなります。
理想のリストの作り方
「長期リスト」から逆算して「今日中リスト」を決めるのが理想です。
「今日中リスト」に羅列されているのは、電話かける、メールを送るなどの些細なものばかりですが、最終的にはそれらのTODOが人生において実現したかったことにつながっているようにしましょう。
自分の今日の作業が少しでも将来の夢につながっていると思えれば、モチベーションも維持しやすいです。
リスト管理のコツ
リストの整理
「短期リスト」はたまりがちです。週に1度のペースで見返して断捨離しましょう。
さっさとやるべきことは「今日中リスト」に移す。優先度が低いのであれば中期のリストに振り分けましょう。
何週間も「短期リスト」に居座るTODOがないようにすべきです。
「中期リスト」「長期リスト」はある程度入れっぱなしで問題ないですが、自分の目標確認も兼ねて1ヶ月に一度は見直しましょう。
デジタルツールの活用
TODOはデジタルツールで管理しましょう。自分はDynalistというツールを使っています。
手帳などに手書きでリストを管理している人もいるかもしれませんが、順序の入れ替えが簡単にできるデジタル管理のほうが効率的です。
仕事の優先順位はどんどん変わります。
さきほど説明したように短期リストのものを中期リストに移すこともあれば、今日処理できなかったものを短期リストに移すこともあります。
手書きだとそのたびにリストの書き換えに時間を取られます。
TODOアプリなどのデジタルツールには大体順序の入れ替え機能が備わっているのでそれを活用すれば、簡単にすばやく優先順位を入れ替えたり、タスクの内容を修正したりできます。
TODO管理の究極系はスケジュールに入れ込むこと
「短期リスト」、「中期リスト」のうち、スケジュールに入れられるものは入れこみましょう。
スケジュールに移したTODOは消すことができますし、締切も明確になります。
基本的にはスケジュールに入っているものは時間の制約が最も厳しいものなので最優先で処理をします。
スケジュールに入っている予定の合間の時間で他のTODOを処理します。
よって、TODOの優先順位は下記のようになります。
- スケジュールに組み込まれたもの
- 今日中リスト
- 短期リスト
- 中期リスト
- 長期リスト
プライベートのTODOも同じ場所で管理する
さすがに仕事とプライベートの項目が混ざってくると使いづらいので、リストは分けるが同じ場所（同じアプリ）で管理するというイメージです。
あくまで仕事は自分の人生の一部です。仕事は自己実現の手段の1つに過ぎません。
それを忘れて仕事だけをバリバリやっていると、プライベートのタスクがおろそかになってしまい、手段と目的が逆転してしまいます。
それを防ぐためにも同じ場所でタスクを管理しましょう。プライベートのリストがほったらかしになっていたら要注意です。
自分はリスト下記のような順番で並べていて、優先度は上に行くほど高くなります。
- 今日中リスト（仕事プライベートごちゃまぜ）
- 短期リスト（仕事）
- 短期リスト（プライベート）
- 中期リスト（仕事）
- 中期リスト（プライベート）
- 長期リスト（仕事プライベートごちゃまぜ）
まとめ
TODOリストはシンプルなツールですが使い方次第で効果が大きく変わります。
今回の話はあくまで一例なので自分に合った使い方をぜひ探求してみてください。
上司、部下、同僚とうまくつきあうには…
ビジネスマンとして社内の人とどう付き合うかということを考えました。
ざっくり言うと、「上司には報告する、部下の話を聞く、同僚や似た人とつるむのはやめる」ということになるのですが、それをどのように実践するかも含めてまとめておきます。
基本スタンス
いきなりネガティブな話になってしまいますが、基本的に自分も含め、人には期待しないようにします。
期待するから責めたくなったり、がっかりしたりします。期待と結果のギャップを見ないようにして結果だけを見て、今後どうするかを判断しましょう。
これは必須ではありませんが、できる限りいいところを探すのも重要です。好きになれそうなところを見つけられれば、そこを突破口に関係性をいいスパイラルに乗せることができる場合があります。
一方で馴れ合いすぎない、仲良くなりすぎないように注意しましょう。
ビジネスの場では、どうしても厳しいことや嫌なことを言わないといけないシーンがあります。相手と仲良くなりすぎていると、言いたいことが言えなくなります。
特に日本人はそういう傾向が強いように思います。
緊張感がなくなると仕事の質にも悪影響。いい仕事をする、いいアウトプットを出すためにはぶつかることも必要です。
会社での人間関係は仕事の関係（お互いいい仕事をするための関係）と割り切るようにしましょう。
緊張感を持つということと主旨は同じですが、自分が他人から見た時にある程度怖い人でいたほうがいいです。
意地悪な人とか、性格が怖いとかではなく仕事に厳しい人とイメージを持ってもらうということです。
上司からは油断してると鋭いツッコミをくるやつだと思われるように、部下からは中途半端なことをしてるとビシッと怒られる先輩だと思われるようにします。
ただ、上司、部下など関係性によって心がけることは少し違ってきます。以下ではそれについて詳しく考えていきます。
上司との付き合い方
上司は選べないことが多いです。というかまず選べません。
もし良い上司でなければ移動や転職によって上司を変えることを積極的に狙っていくのもおすすめです。
ここでいう良い上司とは甘くてゆるい上司ではなく仕事の技を盗める、盗みたいと思うような上司です。
その人のもとで働くことで自分が成長できるかどうかが重要なポイントになります。
ただ、単に体育会系で厳しい上司は避けましょう。そういう人は盗める技術があまりないことが多いです。
移動や転職は簡単にできないことも多いので、そうなったら覚悟を決めましょう。
一旦、上司が決まればあまりいい上司ではなくても愚痴を言うのはやめます。サラリーマンは人事の話や人の評価の話が好きなので回り回ってその愚痴が本人に伝わる可能性があるからです。
「上司をは支えるもの」と思い込んで行動するようにしたほうがいいです。
どんなにできない上司だったとしても、上司を支えて損をすることはあまりありません。
上司がさらにその上の上司にいい報告ができるような仕事をすれば上司から重宝されます。それによって上司が出世すれば、自分の立場も上がる可能性が高いです。
自分の成果を横取りされるわけではありません。あくまでチームの成果として報告させてあげるだけです。現場や周囲に人間は誰の成果かよくわかっているから問題ありません。
そもそも横取りされるような成果であれば誰がやってもできるようなことということです。
横取りできないアウトプットを出せるようにしましょう。これはあいつじゃないとできない仕事だと思われるようなものであれば、横取りすることは不可能です。
上司、先輩から与えられた課題については少し上乗せして結果を出していくということも心がけましょう。
ちなみに媚を売る必要はありません。個人として自分の成果を出してそれを上司に報告させるだけです。
報告はこまめに上げますが、ベタベタはしないようにします。上司にアピールしていると周囲から思われると損です。
日報システムのような報告システムがあって、基本的にはそれを使って報告することになっていたとしても口頭でトピックスを雑談の延長のような感じで報告する機会を時々作るといいです。
上司は忙しいので全ての部下の日報に目を通せていない場合が多いので。
ポイントは重要なトピックだけを厳選して伝えることです。
日報などは事実を客観的に書く必要があるため、内容の温度感は口頭のほうがうまく伝わります。
また、愚痴や文句にならない範囲で進言もどんどんするようにしましょう。
大抵の上司は意外と部下の顔色を気にしていますし、どんなことを考えているか聞きたいと思っています。
部下
仕事を見せる、仕事をまかせる、失敗させる。まずはこの3つを実行します。
そして必ずいいところを見つけて褒めるようにしましょう。これで8割はOKです。 2つ褒めて、1つ注意するくらいで今の若い子はちょうどいいと思います。
プレッシャーをかけていい方向に働く人は減っているので。
そもそも全部注意しても一気に改善できる人なんてほとんどいませんし、ダメ出しが多いと改善に対するモチベーションが下がります。
改善が必要な点に優先順位をつけて、順位の高いものから厳選して注意するようにしましょう。
優先順位の付け方はかなり重要、仕事のできない後輩にイライラして注意したいと思ったことの8割は冷静によく考えればどうでもいいところだったりするので、本質的な改善点、コアの部分を見極めるようにしましょう。
あとはとにかく質問をさせることが重要です。ただし、質問のクオリティをあげることを心がけさせます。自分で調べる、ある程度までは考える癖をつけさせるということです。
その上でわからないことを質問させます。
同僚
近い職種の同期とは基本あまり付き合わなくてもいいです。
たまに飲む飲むくらいは全然いいのですが、お互いのことがよく理解できる居心地のいい人達の馴れ合っても、自分の成長にはあまりつながりません。
考え方が近い人を交流するよりも上でも下でもいいが世代の離れた人を付き合うほうが刺激になります。学ぶことも多いでしょう。
同期でも職種の異なる人とは積極的に交流してもいいと思います。
特に自分のビジネスに間接的に関わるような人たちは重要です。
他部署と連携をすることになった場合は顔見知りの同僚に窓口になってもらうと話がスムーズに進むことが多いです。
また、社外の同期とも積極的に交流しましょう。
新人の時はあまりメリットがないかもしれませんが社会人歴が進むほど社外の情報、社外のネットワークが重要になってきます。
新人の時でも自分の会社が他社に比べてどうなのかというポジションは知っておくべきですが、そういう情報は社外の人間とコミュニケーションを取らないと入ってきません。
例えば他社に関する下記のような情報です。
- 職場の雰囲気
- 給与水準、福利厚生
- 研修、指導の水準
- 社員の質
- 業務内容
自分が今の会社を出ても通用する人材であるためには社会標準を意識して、それを上回るように日々行動しなくてはいけません。
上記のような情報が頭に入っていると転職先を探したり、実際に転職活動をするときにも有利に働きます。
ただ、自分のコアな仕事のインプットとアウトプットを最優先すべきなので、夜の飲み会はほどほどにすべきです。時間制限もあり、アルコールも入らないランチをうまく活用するのがおすすめです。
まとめ
人間関係も効率だと言い切ってしまうと嫌な感じですが、ビジネスの現場においてはそういう側面もあることは確かです。
合理性ばかりに寄らないようにバランスを取りながら、人間関係をうまく仕事にいかせるとベストです。
飲み会は行くものと行かないものを見極める
飲み会といっても色々な性質のものがあります。社内の人と行く場合、社外の人を行く場合、仕事がらみの接待、あまり仕事に関係ない懇親会など、メンバーやシチュエーションも様々です。
今回は仕事関係の飲み会とどういうスタンスで付き合うのが良いかを考えます。
仕事でどうしても日々接待しなければいけない人や、立場上日常的に会食が必要という人は対象外です。
そういう人が飲み会をコントロールするためには転職するしかありません。
あくまで普通のビジネスパーソンは飲み会をどう考えるのがいいかという話になります。
大学時代の友達など、完全なプライベートのものも今回の話の対象外ですが、今の時代、仕事とプライベートはかなり混ざってきているので、友達との飲み会にも活かせる部分があるかもしれません。
大原則
飲み会は金銭的にも体力的にもコストが高いです。
普通のサラリーマンであれば8割の飲み会は不要と考えていいです。どんどん断りましょう。そして浮いたお金と時間を別のことに使いましょう。
しかし一部、行ったほうが得をする、得られるものがある飲み会も存在します。
それを見分けるために飲み会で得られるものと失うものをあらためて整理します。
飲み会で失うもの
金
大体、会社の飲み会だと激安な居酒屋でも1人3,000円くらいはかかります。一般的な価格の店で二次会まで行くと10,000円近くになることも多いです。
月に2回そういう飲み会が発生したとすると年間で24万円かかるということになります。これはかなりに金額です。
安い旅行会社だとハワイ5日間のツアー料金は10万円を切ります。滞在先で多少お金を使うことを考えても、飲み会を全てなくせばハワイに年に2回旅行に行けるということです。
旅行以外で考えてもいいです。24万円あればほしいものはある程度手に入るんじゃないでしょうか。
とても不思議なのですが、ほしい服やPCパーツは数千円レベルのものでも購入前にけっこう悩むのに、サラリーマンは飲み会だとなぜがあっさり1万円使ってしまうのです。
そこら中に居酒屋があっても成り立っているのはそういうお金の使い方をするサラリーマンがけっこういるからでしょうね…。
時間
時間はプライスレスですね。ある意味、お金よりも貴重です。
特にほとんどのサラリーマンは仕事以外に使える時間がかなり少ないです。
その少ない時間で自分の好きなことをしたり、リラックスの時間を確保したり、勉強したりしなくてはいけません。
それを削られるというのは非常に痛手です。
相手との適度な距離感
これは失うものとしてあまり意識されていませんが、ビジネスにおいては意外に致命的だと思っています。
定期的にグダグタ飲んでいると仲良くはなれます。ただ、仲良くなりすぎてビジネスシーンで言うべきこと（特にネガティブなこと）が言えなくなったりします。
あくまで仕事関係で飲む人は仕事を通して付き合っていく人ですので、ぶつからないといけない場合もあれば、批判をしたり、されたりしないといけない場合もあります。
その時に距離感が近すぎると正しい行動が取れなくなってしまいます。
規則正しい生活
実はこれが失うものとしては一番大きいです。
規則正しい生活、所謂ルーティンと呼ばれているものは大きな成果を出すためには必要不可欠なものです。
飲み会が入ると、そのルーティンが崩されます。当日の夜はルーティーンための時間がなくなり、終了時間次第では翌日の朝の時間も取られます。
朝、起きられたとしても、睡眠時間が削られたり、アルコールが残っていたりすると、通常時のようなパフォーマンスは期待できないでしょう。
また、お酒の量によっては翌日以降にも影響をおよぼし、それを立て直すのに数日かかる場合もあります。
飲み会で得られるもの
失うものばかり並べてきましたが、ここからは得られるものです。
普段接しない人との交流
お互い顔を知っているだけ、少しでも話したことがあるだけでも、別の機会に一緒に仕事をする場合や、何かを依頼する時に初対面の場合よりもスムーズに話を進めることができます。
他部署の情報、他企業の情報
バックボーンの違う人とコミュニケーションをとることで、日常の生活や仕事では得られない情報を得ることができます。
自分の世界を広げるためには重要な情報となります。
こぼれ話
アルコールやラフな雰囲気の影響で会議室でも話せないこぼれ情報が出ることがあります。これも普段仕事をしている中では得ることが難しい情報です。
相手のビジネスでは見せない側面を知る
仕事だけでその人を理解するのは難しいです。特に好き嫌いや本音、どういう性格の人かというような事はくだけた雰囲気のほうが理解しやすい、見極めやすいです。
仕事中はそういう感情的な部分を表に出さない人が多いからです。
以上のようなものを得られるように飲み会を活用するにどのような点に注意すべでしょうか。 3つのポイントにまとめました。
注意するポイント① 人を選ぶ
まず第一に単純に、会ってみたい人、話してみたい人がいる飲み会に行きましょう。
できれば自分と異なる属性の人ほうが良いです。例えば、下記のような人です。 - 年が離れている人 - 職種が異なる人 - 業種が異なる人
怖い人、面倒な人、飲み会に来ないと付き合いが悪いとかいう人とは行かなくていいです。どうせそんな人は出世しませんので気づけばいなくなっている可能性が高いです。付き合っても自分にプラスになることはありません。
権力者（いい人も悪い人も含む）は悩ましいですね…。基本権力者というだけで行く必要はないと思いますが、社内で出世したいとか、仕事のために戦略的に付き合うと割り切って行くならありです。
逆に、この人の特性はもう大体わかったという人、既に色々情報交換をしたという人とは行く必要がありません。
仲のいいメンバーでよく飲みに行くという人は多いかもしれませんが、同じ人と頻繁に行くのは避けましょう。
単純に楽しいから話したいということであれば完全に娯楽としてどんどん行っていいですが、飲み会で何かを得ようとするのであれば同じ人と何度も行くのはコスパが悪いです。
注意するポイント② モードを明確に
懇親なのか、情報収集なのか、ビジネスの話なのかによって酒量や立ち振舞を調整しましょう。
どのモードでも基本的には聞き役に回るのがいいです。愚痴や自慢話をたくさん聞かないといけませんが愚痴にもけっこう情報が入っています。馬鹿にできません。
酒量については懇親が目的の場合は少し多めに、情報交換やビジネスの話をする場合は少なめにしておきましょう。
注意するポイント③ 切り上げ方
二次会がある飲み会はけっこう多いですが、最後までいても得るものはありません。
だらだら飲んでいるとだいたい同じ話の繰り返しになりますし、人によっては愚痴の割合が増えてきます。
最後までいる奴が可愛がられるという話もありますが、そうでもありません。そもそもそんなことで人の評価を上げる人から評価されてもあまりプラスには働かないでしょう。
飲み会を断るからあいつは付き合いが悪いとか言う人も同じです。本当についていくべき人、コミュニケーションを取るべき人は飲み会を断ったくらいでそんなことは言いません。
不必要な飲み会の断り方
いらない飲み会は勇気を振り絞ってさくっと断りましょう。
断り続けることで、ちょっとこのあと行こう的な飲み会には来ない奴だというキャラを確立できます。
そうなるとそもそも声をかけられなくなるので、かなり楽になります。
飲み会の代替としてのランチ
代替案といいつつ奥義であり、ベストプラクティスかもしれません。
お酒が入ると建設的な会話や議論は難しくなりますし、ランチであれば時間制限もはっきりしていて効率的です。
夜よりもエネルギーが残っているので、どんな話をするにしても夜よりも生産性が高くなる可能性が高いです。
まとめ
ほとんどの飲み会は得られるものよりも失うもののほうが大きいです。
参加するものをうまく厳選して、有効利用すれば、仕事もプライベートも充実させることができます。
