情報共有、報告、確認 のTips
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仕事における効率的な情報共有、報告の仕方をまとめました。改善することで混乱やミスを防ぐだけでなく自身の評価を上げることにもつながります。
なぜ、情報共有、報告が必要化か
人は信用できない
基本的に自分も含め人は信用できません。
脳の記憶力には限界があるからです。記憶していたとしても内容が曖昧な場合もあります。
また、人の意見は変わります。個人の意見が変わらなかったとしても組織の都合で方針が変わることがあります。
誰かの言っている内容が過去と大きく変わってしまったときに、当時は何と言っていたか、当時はどのような方針だったかということが確認できることが重要になります。
そういった記録が共有されていないと、自分の評価の低下やプロジェクトの停滞を招きます。また人間関係にも悪影響があります。
組織もうまくまわらなくなるでしょう。
人の意見やアドバイスは貴重
自分や自分が属するチームのみではプロジェクトを成功に導くことが難しかったり、アウトプットのレベルを上げることができない場合があります。
そういった事態を避けるためには、全く違う視点からの高品質な意見やアドバイスを効率よく集めることが重要になります。
そのために、プロジェクトの初期段階でプロジェクトの主旨や進め方をオープンにして、外部からのコメントを積極的に受け入れる態勢を作りましょう。
自分の業務内容を認知させることは有利に働く
隣の部署は何をやっている部署なのかよくわからない、ちゃんと働いてるか疑わしいみたいな話はビジネスの現場ではよく聞かれます。
特に新規プロジェクトや研究開発、経営企画系の業務の場合はそういうことを言われがちです。
プロジェクトの内容や進捗をオープンにすることで、そういった無用の批判も抑え込むことができます。
仕事に変な邪魔が入らないようにやることやってるというのを示しておくということです。
仕事に集中するためにいい意味で放置しておいてもらいたいですし、成果については適正に評価してもらいたいからです。
仕事はボランティアでやっているわけでなく、そこには報酬が発生しているので、自分がやっていることを正確に伝えて評価してもらう必要があります。
ただし、報告や情報共有は直接的には利益を生まない無駄な時間ですので、最小限に抑えることが重要になります。
方法を工夫することで効率の良い情報共有、報告を実現しましょう。
提出が必要な課題の進捗報告について
提出を求められている仕事、課題がある場合、まずは完成度2、3割の状態までを一気に作ります。
そして、その時点で関係者、上長、責任者にその内容を共有、報告します。作業の方向性が合っているかを確認するためです。
期限の3日前までかかって9割がた作り上げてしまった後で、方向性が全く違うということになると悲劇です。
そうなると取り返しがつかないことが多いですし、もしゼロから短期間でやり直すのであれば相当な労力と時間を必要とします。
支持されたこと、頼まれたことを正確に実現していたとしても支持した側の能力不足で支持内容自体が微妙にズレていることもあります。
支持する側、支持される側、どちらかが間違っていても初期段階で軌道修正ができれば十分期日までには間に合います。
また、トラブルを防ぐだけではなくだけではなく進捗報告の際にアドバイスをもらえることもあるります。
どうせアドバイスをもらうなら初期段階でもらったほうがアウトプットの質が上がる可能性が高くなります。
日常的な上司への報告について
基本は日報システムなどの組織で決まった方法で報告すればOKですが、たまに口頭や立ち話で重要なトピックを伝えると効果的です。
日報システムなどで上がった報告の全てに目を通しているという上司はほとんどいません。大量のメールと会議で忙しいからです。
逆に口頭で伝えた事柄は印象、記憶に残りやすいので、これだけは確実に耳に入れておきたいという情報は直接伝えましょう。
繰り返しになりますが、管理職の人は（ムダに）忙しいので、トピックは厳選して簡潔に短い時間で伝えることが重要です。
上司が同行する取引先とのアポイントメントの移動中やエレベータでたまたま居合わせたときなどがチャンスです。
余裕があれば報告の際に軽くフィードバックも求めましょう。
日報システムで報告を上げてフィードバックを待っていても来ません。積極的にフィードバックしてくれる上司もいるがレアケースです。
特に昨今、やめられたら困るとかパワハラになるからとかで、改善をもとめたり、注意をしにくくなっているという側面もあります。
自分から積極的にもらいにいく必要があります。
悪い話、ミス、トラブルなどは特別扱いですが。なるべく早く、真っ先に上司に伝えるようにしましょう。勇気がいることですが、絶対に必要です。
口頭で確認した内容のアフターフォローについて
仕事において立ち話で確認すること、電話で依頼を受けることなどは日常茶飯事です。
口頭でのやり取りしたことなので、言った方も言われたほうも細かい内容を忘れることが多いです。
後で言った、言わないというトラブルが起こるのを避けるために文章として残る形で再確認するようにしましょう。
遅くとも24時間以内、できれば話をした直後に再確認します。
こういうことでいいんですよね？という内容のメールや簡単な文書ファイルを共有する方法でOKです。
スケジュールや案件の進め方が当初決めていたものと変更になるというときなどは特に重要です。
自分が作業をする側でも作業を依頼した側でも作業が終わってから間違っていたことが発覚するとムダが発生しますし、トラブルになりがちです。
必ず変更内容、依頼内容の記録を残すようにします。
プロジェクトの進捗共有について
プロジェクトの進捗共有についてはチーム会や部会などでスライドなどを使いながら、口頭で説明することが多いと思いますが、その方法はあまり効率的ではありません。
参加できない人もいますし、口頭で説明したことは忘れられるからです。
スライドを資料として共有すれば解決すると思われるかもしれませんが、実はスライド形式の資料は口頭で説明したことが全て含まれているわけではないので、後で読み返すための資料としては不完全です。
説明会を開いて説明するよりも懇切丁寧に書いた資料を誰でもいつでも読める形で共有するようにしましょう。
そして、その資料は随時更新していくことで、リアルタイムに情報を共有することができます。
更新を考えるとローカルファイルの共有ではなくwikiやクラウドストレージツールを積極的に利用します。
情報をオープンにすると意見やアイデアが集まりやすというメリットもあります。
ただ、批判も集まりやすくなります。
ただプロジェクトがかなり進んだ段階で根本的な部分について批判が出るよりは全然ましです。
そういうことを実現したいならもっといい方法があるとか、別の人が同じことを既にやっていて知見があるといった情報はなるべく早い段階で入手するほうが得策です。
まとめ
1人で完結する仕事はそう多くありません。
チームとして、組織として成果を最大化するためには効率的な情報共有が最も重要になります。
プロジェクトに合った情報共有の方法を常に模索するようにしましょう。
